Hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers e-mailberichten kunnen versturen en ontvangen?

Alles draait om communicatie. Een goede bereikbaarheid is cruciaal voor iedere onderneming.

Al vele jaren is er iedere jaar een duidelijke toename van het elektronisch berichtenverkeer. Dat is niet verwonderlijk want e-mail kent onder andere de volgende voordelen:

Je stuurt een bericht op het moment dat het jezelf het best uitkomt.
De ontvanger leest een bericht en stuurt een reactie op het moment dat het voor de ontvanger het best uitkomt.
Je hangt niet meer uren aan de lijn omdat je niet in contact kan komen met degene die je wil spreken.
Een e-mail bericht is aanzienlijk goedkoper dan een telefoongesprek.
Je kan een e-mail bericht in één handeling naar een groot aantal mensen sturen waardoor je heel veel tijd kan besparen.
Het is mogelijk elektronische documenten toe te voegen aan een e-mailbericht waardoor je documenten kan delen met iedereen die een e-mailadres heeft.

Kortom e-mail is handig. Het bespaart tijd en geld.

Om er voor te zorgen dat alle medewerkers van een onderneming optimaal gebruik kunnen maken van e-mail is het verstandig om een mailserver aan te schaffen. De hoogte van de investering is afhankelijk van de omvang van de onderneming en de wensen van haar medewerkers.

Wat kan je doen met een mailserver?

Een moderne mailserver zal onder andere de volgende functionaliteit bieden:

Verzenden en ontvangen van e-mail berichten.
Toegang bieden tot e-mail berichten van collega’s. Een collega krijgt alleen toegang als je hem / haar toegang geeft. Je kan dat zelf bepalen.
De mogelijkheid om algemene adressen aan te maken en meerdere personen toegang te geven tot de berichten die naar deze algemene adressen worden verzonden. Je kan bijvoorbeeld per afdeling een algemeen e-mail adres aanmaken.
Bijhouden van een elektronische agenda.
Delen van elektronische agenda’s tussen collega’s. Een collega krijgt alleen toegang als je hem / haar toegang geeft.
Bijhouden van een gezamenlijke agenda.
Bijhouden van de contactpersonen.
Bijhouden van een takenlijst.
Uitwisselen van taken tussen collega’s.
Je kan de mailserver op meerdere locaties benaderen. Zo stel je medewerkers instaat om thuis of onderweg berichten te verzenden en ontvangen.